از آنجا که کاور لتر بخشی از مقاله سابمیت شده محسوب نمی شود، تمامی کاور لترها و هرگونه مکاتبه با مجله بایستی شامل عنوان کامل مقاله، اسامی نویسندگان، و شماره شناسایی اختصاص داده شده به مقاله توسط ژورنال باشند. اگرچه هر یک از نویسندگان می توانند مستقلا با تیم ادیتور مجله مکاتبه داشته باشند، روال کلی بر این است که
نویسنده مسئول
مکاتبات با مجله را انجام دهد.×
نویسنده مسئول نقطه اتصال و مرجع مکاتبات مربوط با مقاله سابمیت شده با مجله است. تمامی نویسندگان بایستی در مورد انتخاب نویسنده مسئول اتفاق نظر داشته باشند.
کاور لتر برای سابمیت مقاله
معمولا همراه با مقاله، یک کاور لتر نیز برای سابمیت مقاله در مجله ضروری است. کاور لتر معمولا بصورت یک فایل مجزا در وب سایت مجله آپلود می شود.کاور لتر برای سابمیت مقاله می بایست خطاب به ادیتور مجله باشد؛ بنابراین فردی که در کاور لتر خطاب قرار میگیرد، ادیتور مجله باید باشد.
اطلاعات زیر بایستی در کاور لتر سابمیت مقاله، ذکر شوند:
- عنوان مقاله
- اسامی نویسندگان مقاله
- ذکر این نکته که تمامی نویسندگان، محتوای مقاله و ترتیب اسامی نویسندگان در مقاله را تایید میکنند.
- ذکر این نکته که نویسنده مسئول پذیرفته نتیجه تصمیم تیم داوری مجله از جمله درخواست بازبینی یا تغییر در مقاله را به اطلاع تمامی نویسندگان مقاله خواهد رساند.
- در صورتی که مقاله دیگری در ارتباط نزدیک با مقاله سابمیت شده، در مجلات دیگر سابمیت شده، اطلاعات لازم بایستی به اطلاع تیم داوری مجله داده شود.
- در صورت وجود هر گونه تضاد منافع یا اقدامات که می تواند بر نتایج تحقیق اثر بگذارد، اطلاعات لازم بایستی در کاور لتر ذکر شود.
- در صورت امکان و وجود حق انتخاب برای نویسندگان، می توانند از مجله درخواست کنند که یک یا چند داور مشخص در داوری مقاله نقشی نداشته باشند.
- تایید این مطلب که تمامی شرکت کنندگان در مطالعه اعم از انسان و غیر انسان مطابق با استانداردهای اخلاقی در مطالعه شرکت کرده اند.
- یک کپی از هر گونه مجوز لازم برای انتشار مطالب موجود در مقاله. در صورتی که چنین مجوزی در مراحل صدور قرار دارد، بایستی در کاور لتر به آن اشاره شود.
- شماره تماس، ایمیل، و آدرس پستی نویسنده مسئول.